Written by Ruka

就活で活用したいGmailのオススメ機能は3つです【断言】

LIFE

☑本記事の内容
・就活で活用したいGmailのオススメ機能
・Gmilと一緒に活用したい効率的な就活のためのツール紹介

この記事を書いている私は、17卒の食品開発3年→営業に異動し半年。

短大で授業が5限すべてある中、効率的に就活を行い倍率が高いといわれている開発に内定就職。

現在はめちゃ忙しいチルドメーカーで営業をしておりその中で実際に私が活用している就活で生かせそうなGmailの機能を紹介していきます。

仕事もですが、就活って急にいろいろメールが飛んできて見落としたり忘れてたりしがちです。

でも、企業からのメールを見落とすのってかなり危険です。

メールの対応一つで内定を分けることもあります。
というわけで、毎日Gmailを活用する私がオススメする機能をまとめました。

就活で活用したいGmailのオススメ機能3つ

・署名
・テンプレート
・ラベル

上記を網羅できれば就活メールの運用には問題なしかな。
というイメージでラインナップしています。

基本的にはスマホアプリと併用しつつPCでの作業がオススメです。
Gmailに関してはPCのほうがいろんな機能があります。

・署名

設定で簡単に署名を入れることができます。

学生だとあんまり馴染みがないかもですが外部の人にメールを送るときに署名は必須です。

スマホでも登録できるのでスマホ登録の方法を紹介します。

☑スマホアプリGmail署名設定方法
①設定を開く
②メールアドレスを開く
③署名を開く
④署名をONにして入力

①設定を開く

②メールアドレスを開く

③署名を開く

④署名をONにして署名入力

☑就活用の署名にオススメなテンプレート

―――――――――――――――
ながせ るか(Nagase Ruka)
●●大学■■学部●●学科■年
Mobile:090-☓☓☓☓-☓☓☓☓
Mail:tarou@☓☓☓☓☓☓.ac.jp
―――――――――――――――

+・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・+
○×大学△△学部◾︎◾︎学科4年
就活 花子(Hanako SYUUKATSU)
E-mail: i.syuukatsu1228@xxxx.jp
Tel: 090-XXXX-XXXX
000-0000
東京都千代田区○○1-1-1
コーポ△△201号室
+・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・+

基本的にはシンプルなものなら何でもOKです。

名前にはフリガナ、もしくはローマ字があると親切かもですね。

・テンプレート

テンプレートはメール返信の効率化に便利です。

☑テンプレートを使いたいシーン

・面接日程調整
・面接/説明会のお礼メール
・履歴書等書類送付のメール

上記の通り。

たくさん企業を受けるとメールを送る機会も増えるので上記はテンプレート登録しておくと企業名等をちょっと変更すればOKなので便利ですよ。

☑テンプレートの設定方法

テンプレートはスマホで設定&使用はできないのでパソコンでの設定と使い方を紹介します。

①テンプレートを有効にする
②設定を保存する
③テンプレート文を入力する
④テンプレートを名前を付けて保存する
⑤テンプレートを挿入する

上記の手順でOKです。

①テンプレートを有効にする

②設定を保存する

③テンプレート文を入力する

④テンプレートを名前を付けて保存する

⑤テンプレートを挿入してみる

上記の通り。

スマホの場合は同じテンプレートをメモアプリに入れておけばコピペして使いましょう。

☑おすすめのテンプレート紹介

・面接日程調整

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(苗字 名前)と申します。

書類選考通過のご連絡、誠にありがとうございます。
面接の希望日程をお送りいたします。
下記日程であれば、お伺いすることが可能ですので、
ご調整頂けますと幸いです。

【1】 ●月●日(●)●時〜●時
【2】 ●月●日(●)●時〜●時
【3】 ●月●日(●)●時〜●時

お忙しい中恐れ入りますが、
何卒よろしくお願い申し上げます。

・面接/説明会のお礼メール

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
本日○時より面接をして頂きました、(苗字 名前)と申します。

本日はお忙しい中、面接の機会を頂きまして
誠にありがとうございました。
▲▲様のお話を伺い、◆貴社の質の高いサービスや社員満足度、
活躍するための必要なスキル◆について理解を深めることができ、
貴社で仕事をしたいという思いが一層強くなりました。

まずは、面接のお礼を申し上げたく、メールいたしました。
末筆ながら貴社のますますのご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

・履歴書等書類送付のメール

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
(苗字 名前)と申します。

先日ご連絡頂きました履歴書と職務経歴書をお送りいたします。
恐れ入りますが、添付ファイルをご確認頂けますでしょうか。

お忙しい中恐縮ですが、
ご査収の程、何卒よろしくお願い申し上げます。

・ラベルの設定

就活用にアドレスを作っていても
求人のメールと企業からのメールが多く見逃しが怖いです。

特に求人のメールはいくつものサイトから1日に何通もくるので
全部見てられないし、企業からのメールが埋もれることもありますよね。

そんな企業メールを見逃さないためにやっておきたいのがラベル設定。

ラベルを設定しておけば、そのラベルのメールだけが表示されるので見逃しもなくなります。

今回は具体例として企業から来たメールと求人のメールを分けるためにラベルを設定します。

①新しいラベル作成を開く
②企業mailと求人mailと名前を付けて保存
③振り分けたいメールを選択してラベルを付ける
④ラベルを選択してメールが振り分けられたか確認

これだけです。

①新しいラベル作成を開く

②企業mailと求人mailと名前を付けて保存


③振り分けたいメールを選択してラベルを付ける

④ラベルを選択してメールが振り分けられたか確認

とはいえ、これ1通1通やってたらかなりめんどいですよね。

なので宛先によって自動でラベルがつくように設定します。

①振り分けたいメールを選択してメールの自動設定振り分けを開く
②フィルタを作成を開く
③ラベルを付ける

上記手順で自動でラベルがつくようになります。

①振り分けたいメールを選択してメールの自動設定振り分けを開く


②フィルタを作成を開く

③ラベルを付ける

ラベル別で確認する癖をつければ企業メールを見落とすことがなくなりますよね。

Gmilと一緒に活用したい効率的な就活のためのツール紹介

Googleカレンダー

就活が本格化すると面接が増えるので
グーグルカレンダーで管理しておくと予定の漏れがなくなります。

ぶっちゃけどのカレンダーでもOkですが
同じグーグルアプリのほうがGmailとの相性がいいです。

というのもPCならメールから簡単に予定を入れられますし
それをスマホでも見れます。

☑メールからカレンダーに予定を入れる手順

こちらの記事で詳しく解説していますのでこちらを参考にしてください。

GoogleTask

カレンダーと同じくメールをtaskに簡単に入れられるので便利です。

就活していると、急に企業から電話がきて
「○日までに書類提出してください」など急なタスクが出てきます。

そんな時にスマホにGoogletaskが入っていれば
30秒くらいでタスクに入れられます。

さくっとインストールしてタスク管理しましょう。

使い方は簡単でしてタスクの入れ方は動画でまとめました。

ほんとに30秒でした。

①+マークをおす
②タスクの内容を入れる
③日付を設定する

3ステップです。

☑日付設定の注意点

例えば1月20日までに提出してくださいといわれたら
1月18日くらいに期限として設定しておく。

これで当日になって時間がなくて書類の質を下げたりあわてて提出するのを防げます。

グーグルタスクはメモもできるので本当の期日はメモとして残しておきつつ期限を設定するといいですよ

iPhoneデフォルトアプリの メモ

☑メモアプリの活用方法

・メールテンプレートのコピペ用
・面接後の振り返り

上記の通り。

面接後の振り返りは

ゆっくりできる時間があればPCなどでファイルとして保存しておくといいのですが面接終わったらまたすぐ面接とかいうシーンもありますよね。

電車移動中などにさくっとメモできると時間も無駄にしないです。

というのも、面接の振り返りとかってあとでやろうとするとかなりメンドイですし内容もちょっと忘れてきます。

いちいちPCひらくのがだるくて、疲れてるから今日はいいや。。
なんてこともなくなりますよね。

活用していない人はぜひ活用してみてください。

メモアプリなら何でもいいですが、以前と比べると
かなりシンプルなのにPDFファイルにもできたりと便利です。

ツール活用しつつ、効率的に就活しましょう。

本記事は以上です。